Automatizar una tarea sin describirla primero suele trasladar el desorden a una herramienta nueva. La IA puede convertir notas en una ficha clara, pero no sabe qué datos son correctos, qué paso necesita autorización o qué excepción tendría un impacto serio. Esta guía permite terminar una tarea concreta: crear una ficha de requisitos que sirva para decidir si conviene automatizar, probar un piloto o mantener el proceso manual.
No es un manual de procesos completo ni una promesa de ahorro. Es una hoja de una página que obliga a definir la entrada, salida, reglas, responsables y límites antes de conectar formularios, hojas de cálculo o agentes. Si necesitas ordenar el proceso antes, consulta esta guía de manuales con IA.
Datos de entrada
- Nombre de la tarea y resultado esperado.
- Disparador: qué hecho inicia el trabajo.
- Datos de entrada, fuente y formato real.
- Pasos actuales, excepciones y decisiones humanas.
- Salida, destinatario y criterio de calidad.
- Datos sensibles, permisos y forma de detener el flujo.
Recoge ejemplos anonimizados. No pegues credenciales, archivos de clientes ni información de estudiantes en una conversación de IA. La ficha debe indicar dónde se consulta el original autorizado.
Paso 1: describe el flujo actual sin mejorarlo todavía
Escribe cada paso como verbo y objeto: “recibir solicitud”, “comprobar cupo”, “pedir corrección”, “enviar confirmación”. Distingue reglas de costumbre. Si una persona decide por experiencia qué caso requiere revisión, anótalo como decisión humana; no lo conviertas en una regla automática solo porque ocurre con frecuencia.
| Campo | Pregunta de control |
|---|---|
| Disparador | ¿Qué evento verificable inicia la tarea? |
| Entrada | ¿Qué dato mínimo necesita y de qué fuente? |
| Regla | ¿Qué condición cambia el camino? |
| Salida | ¿Qué entrega se considera correcta? |
| Excepción | ¿Cuándo debe detenerse y escalar? |
Paso 2: usa la IA para ordenar, no para inventar
Convierte estos apuntes en una ficha de requisitos de automatización con: objetivo, disparador, entradas, pasos actuales, reglas explícitas, decisiones humanas, salidas, excepciones, riesgos, responsable y métrica de calidad. No inventes integraciones, permisos, tiempos ni resultados. Marca PENDIENTE donde falte evidencia y formula una pregunta concreta. Separa lo automatizable de lo que requiere revisión humana. APUNTES: [pegar información anonimizada]
Revisa cada campo contra la realidad. Si la IA propone “enviar automáticamente”, pregunta quién autoriza, qué pasa ante datos incompletos y cómo se revierte el envío. Una propuesta sin respuesta a esas tres preguntas es un borrador, no un requisito.
Paso 3: define el límite del piloto
Elige un caso de bajo impacto, datos de prueba y una métrica observable: porcentaje de registros completos, tiempo hasta respuesta o número de correcciones. No midas “inteligencia”. Define también el interruptor: quién pausa el flujo si una salida es errónea. Antes de operar, un piloto con métricas y revisión permite comprobar si la ficha describe un proceso real.
Ejemplo ficticio: ficha completada
Ejemplo ficticio y salida ilustrativa: el estudio ficticio Norte Claro recibe solicitudes de demostración. No se probó esta automatización ni son datos reales.
| Campo | Valor ilustrativo |
|---|---|
| Objetivo | Registrar solicitudes completas para respuesta humana |
| Disparador | Formulario enviado |
| Entrada | Nombre, correo, servicio y mensaje |
| Regla | Si falta correo, pedir corrección; no crear contacto |
| Salida | Registro y aviso al responsable |
| Excepción | Mensaje con datos sensibles: detener y escalar |
| Métrica | Registros completos revisados durante una semana |
La ficha no dice que un agente deba vender ni decidir prioridades. Limita el piloto a registrar y avisar, mientras una persona confirma la calidad. Esa elección reduce el riesgo de automatizar una interpretación comercial.
Errores y límites
- No confundas un paso repetitivo con una decisión segura de automatizar.
- No dejes entradas ambiguas: “datos del cliente” no especifica campo, origen ni permiso.
- No omitas excepciones; suelen ser donde más daño causa un flujo.
- No uses una métrica de velocidad si la salida puede llegar al destinatario equivocado.
- No publiques la ficha como prueba de que una automatización funciona.
Revisión final
Antes de aprobar, verifica que cada regla se pueda observar, que cada salida tenga destinatario, que los permisos sean mínimos y que exista un responsable de detener el piloto. Conserva la ficha junto al registro de decisiones. La IA acelera la redacción, pero la evidencia, autorización y responsabilidad no se automatizan por escribir un prompt.
Preguntas para decidir antes de construir
¿La entrada llega de una fuente estable? ¿La regla está escrita y tiene dueño? ¿La salida puede verificarse sin revisar todo de nuevo? ¿Un error sería reversible? Si una respuesta es no, convierte ese punto en condición del piloto. Por ejemplo, si los correos llegan en formatos distintos, el requisito no es “usar IA para leer correos”, sino “clasificar solo los mensajes que incluyan los tres campos definidos y enviar los demás a revisión”.
La ficha también debe especificar qué no hará el flujo. En el ejemplo ficticio, no responde precios, no crea cuentas ni conserva mensajes sensibles. Estos límites evitan que una automatización pequeña crezca por acumulación de excepciones sin una decisión explícita.
Plantilla para copiar
Nombre: [tarea]. Objetivo: [resultado verificable]. Disparador: [evento]. Entradas: [campos y fuente]. Reglas: [condiciones]. Salida: [entrega]. Revisión humana: [rol]. Excepciones: [detener/escalar]. Datos: [permitidos/no permitidos]. Métrica: [medición]. Fecha de revisión: [fecha].
Control de calidad de la ficha
Lee la ficha con alguien que no participa en la tarea. Debe poder explicar qué inicia el flujo, qué dato falta, quién decide una excepción y cómo se comprueba la salida. Si no puede, cambia palabras generales por campos concretos. Guarda la versión aprobada y anota la fecha de próxima revisión. Un requisito que cambia sin registro no permite comparar el piloto con la decisión original.